Escritura o título de propiedad
Acredita quién es titular y cómo adquirió el inmueble: compraventa, herencia, donación, adjudicación o extinción de condominio. Deben verificarse los titulares, porcentajes, anexos y limitaciones.
Si existe una herencia no inscrita, puede ser necesario formalizarla e inscribirla antes o coordinar ambas operaciones con notaría y Registro.
Nota simple registral actualizada
Permite comprobar titularidad, descripción, hipotecas, embargos, usufructos, servidumbres y otras cargas. Debe solicitarse al inicio y revisarse nuevamente cerca de la firma.
Una nota simple no sustituye al asesoramiento jurídico, pero es la base para detectar discrepancias entre escritura, Catastro y realidad física.
DNI, NIE y estado civil de los titulares
Todos los propietarios deben identificarse y tener capacidad para vender. El régimen económico matrimonial puede determinar la necesidad de consentimiento del cónyuge, especialmente cuando se trata de vivienda familiar.
Si alguien actúa mediante poder, debe comprobarse su suficiencia y vigencia.
Referencia catastral y último recibo del IBI
La referencia identifica el inmueble en Catastro. El recibo del IBI ayuda a comprobar titular, valor catastral y situación de pago. También es relevante para determinados cálculos fiscales, incluida la plusvalía municipal.
Si existen discrepancias de superficie, uso o anexos, conviene estudiarlas antes de publicar o firmar arras.
Cédula de habitabilidad vigente
En Cataluña la cédula acredita que la vivienda es apta para uso residencial y cumple las condiciones mínimas de habitabilidad. Es necesaria para transmitir una vivienda y para altas de suministros.
La Agencia de l’Habitatge distingue cédulas de primera ocupación, primera ocupación de rehabilitación y segunda ocupación. Si no está vigente, un técnico competente debe emitir el certificado correspondiente y tramitarla. La Generalitat indica un plazo administrativo de hasta 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud completa, por lo que no conviene dejarla para el final.
Certificado de eficiencia energética y etiqueta
El vendedor debe disponer del certificado energético y facilitar la información correspondiente. La calificación debe constar en la publicidad cuando resulte obligatorio.
Es importante comprobar que el certificado corresponde exactamente al inmueble y que está vigente.
Certificado de la comunidad de propietarios
Para la escritura suele solicitarse un certificado que acredite si el propietario está al corriente de pago. Debe revisarse además la existencia de derramas aprobadas, obras previstas, litigios y acuerdos relevantes.
La distribución económica de una derrama entre vendedor y comprador puede pactarse, pero la información debe facilitarse con claridad antes de contratar
Estatutos, normas y documentación del edificio
Los estatutos o normas pueden contener limitaciones de uso, reglas sobre elementos comunes o información relevante sobre anexos. En edificios con inspecciones, rehabilitación o subvenciones conviene aportar actas y documentación técnica disponible.
Información sobre hipoteca o cargas
Si existe hipoteca, debe solicitarse un certificado de deuda pendiente y decidir cómo se cancelará. La cancelación económica no elimina por sí sola la carga registral: debe coordinarse la escritura o gestión de cancelación.
Embargos, condiciones resolutorias o afecciones requieren un análisis específico.
Certificados técnicos y urbanísticos cuando sean necesarios
En viviendas unifamiliares, ampliadas o reformadas pueden ser relevantes licencias, certificados finales, declaración de obra nueva, división horizontal, inspección técnica del edificio, certificado de aptitud o información urbanística.
Una obra física que no coincide con Registro o Catastro puede afectar a la financiación del comprador y al valor.
Contratos de alquiler, ocupación y derechos preferentes
Si la vivienda está arrendada, deben revisarse el contrato, sus prórrogas, fianza, pagos y posibles derechos de tanteo y retracto. Si está ocupada o cedida, la situación debe explicarse expresamente.
No debe anunciarse como libre si no puede entregarse libre en la fecha pactada.
Suministros y equipamiento incluido
Es útil reunir facturas recientes, boletines si existen, garantías y manuales. En las arras o en un inventario debe definirse qué mobiliario, electrodomésticos o elementos quedan incluidos.
Antes de entregar llaves se anotan lecturas y se acuerda la gestión de cambios de titular.
Checklist según situaciones especiales
- Herencia: aceptación, liquidación de impuestos e inscripción.
- Divorcio o separación: convenio, sentencia y adjudicación.
- VPO: calificación, precio máximo y autorizaciones.
- No residente: retención fiscal aplicable y representación.
- Persona jurídica: escrituras societarias, poderes y titularidad real.
- Vivienda unifamiliar: urbanismo, obras, piscina, anexos y límites.
- Vivienda alquilada: contrato, fianza, derechos del arrendatario y estado de ocupación.
Por qué conviene preparar un “data room” de la vivienda
Organizar toda la documentación en un expediente permite responder rápido al comprador, a su banco, gestoría y notaría. También mejora la calidad de las arras y evita contradicciones entre anuncio y realidad jurídica.
La diligencia documental no es burocracia: es una herramienta de venta y de reducción de riesgo.
Preguntas frecuentes
¿Se puede vender sin cédula?
La regla general en Cataluña exige disponer de cédula para transmitir. Los supuestos excepcionales deben analizarse jurídicamente y reflejarse correctamente.
¿Quién paga el certificado energético?
Corresponde al propietario disponer de él para la venta.
¿Qué ocurre si hay una derrama?
Debe informarse y pactarse quién asume económicamente cada importe, teniendo en cuenta el acuerdo comunitario y la fecha de exigibilidad.
¿Cuándo solicitar la nota simple?
Al iniciar la comercialización y nuevamente antes de la firma si ha transcurrido tiempo o existe cualquier cambio.
Conclusión: una operación excelente se prepara
Una vivienda documentalmente preparada transmite seguridad y negocia mejor. El expediente debe abrirse antes del anuncio, no después de recibir una oferta. PROIM Primum Vivere revisa la operación desde su realidad física, registral, catastral, comunitaria y contractual para anticipar incidencias.
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En PROIM Primum Vivere diseñamos una estrategia específica para cada inmueble: valoración, revisión documental, home staging, marketing, selección de compradores, negociación y coordinación hasta notaría. Nuestro objetivo es que tomes decisiones con información, seguridad y una defensa profesional de tus intereses.
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